PV de réunion syndicale : rubriques et méthode

En bref. Un PV de réunion syndicale garde la trace de ce qui a été décidé : qui était là, quels points ont été abordés, quelles décisions ont été prises et qui s'occupe de la suite. Cet article propose une méthode et ne cite aucune règle de droit : vérifiez ce que prévoient vos statuts ou votre règlement intérieur.

De quelle réunion syndicale parle-t-on ?

Réunion du bureau d'une section, assemblée des adhérents, préparation d'une séance du CSE ou d'une réunion avec la direction : la méthode est la même, seul le niveau de détail change. Pour un bureau, un relevé de décisions peut suffire ; pour une assemblée d'adhérents, prévoyez un compte rendu plus complet.

Vous cherchez le procès-verbal du comité syndical d'un syndicat intercommunal ? Lisez plutôt notre article sur le procès-verbal du conseil municipal.

Les cinq rubriques d'un PV utile

• L'en-tête : date, lieu, type de réunion, présents et excusés.
• L'ordre du jour, repris tel qu'il a été annoncé.
• Pour chaque point : les positions exprimées, en quelques lignes.
• Les décisions et, s'il y a eu un vote, son résultat.
• Les suites : qui fait quoi, pour quand, et la date de la prochaine réunion.

Rédigez le PV dans les jours qui suivent la réunion, tant que les échanges sont frais, et faites-le relire par une deuxième personne présente avant de le diffuser.

Prendre des notes ou enregistrer ?

Pour une réunion courte, une prise de notes structurée sur la trame des cinq rubriques suffit. Pour une assemblée longue ou animée, l'enregistrement évite de courir après les interventions. Si vous enregistrez, annoncez-le en début de réunion et notez-le dans le PV.

Pour les questions générales de protection des données liées à l'enregistrement, lisez notre article enregistrer et transcrire une réunion avec l'IA.

De l'enregistrement au procès-verbal

Dans la suite de l'article, « le secrétaire » désigne la personne chargée du PV, quel que soit son titre dans votre organisation.

Meet+ transforme les réunions et les fichiers audio en transcription, synthèse, décisions et plan d'action, avec identification des intervenants. Meet+ distingue automatiquement les voix des intervenants ; l'utilisateur saisit ensuite leurs noms. L'import accepte jusqu'à 10 h ou 2 Go par session, multi-fichiers.

Verbatim ou synthèse : choisir selon la réunion

Meet+ OR propose deux types de procès-verbal : verbatim, qui reprend la transcription de la séance, ou synthèse, rédigée pour chaque point de l'ordre du jour. Le mode verbatim est celui proposé par défaut.

En mode verbatim, le procès-verbal reprend les interventions de la transcription, avec le nom de chaque intervenant, l'horodatage en option et les points de l'ordre du jour auxquels elles ont été rattachées. C'est le mode à privilégier quand les interventions comptent autant que les décisions, par exemple lors d'une assemblée d'adhérents qui débat d'une motion.

En mode synthèse, Meet+ OR rédige pour chaque point de l'ordre du jour une synthèse des échanges, avec les positions et les réserves exprimées, que le secrétaire de séance relit et corrige dans Word. C'est le mode à privilégier pour une réunion de bureau, où un relevé de décisions peut suffire.

Votre modèle Word et vos préréglages

Dans l'onglet « Procès-verbal », le bouton « Importer un nouveau template » permet d'ajouter son propre modèle Word (.docx), qui sert ensuite de base au PV généré. Vous partez ainsi du modèle que vous utilisez déjà pour vos PV.

Les réglages du PV (modèle, langue, type de rapport, sections et options d'IA) s'enregistrent en préréglages, et l'un d'eux peut être défini par défaut. Vous pouvez par exemple garder un préréglage en verbatim pour les assemblées et un autre en synthèse pour le bureau.

L'ordre du jour et les intervenants se renseignent pour chaque séance ; ils ne font pas partie du préréglage. Avant de générer le PV, renseignez donc l'ordre du jour annoncé et vérifiez le nom de chaque intervenant.

Relire, corriger, signer

Meet+ propose, le secrétaire retient, corrige dans Word et signe. Gardez la trame des cinq rubriques comme liste de relecture : présents, ordre du jour, positions, décisions, suites.

Meet+ OR est disponible en option avec la formule Solo, et inclus dès la formule Team. Nos prix sont publiés sur morphaius.com/offers.

Questions fréquentes

Quelle durée d'audio peut-on importer ?

Jusqu'à 10 h ou 2 Go par session, multi-fichiers.

Les autres comptes de l'organisation voient-ils la transcription ?

Dans Meet+, chaque compte ne voit que ses propres transcriptions, sauf si leur auteur les partage avec un autre compte de la même organisation.

Où sont traitées les données ?

Vos données sont hébergées et traitées en France et en Europe.

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À lire aussi : Meet+ OR, PV de CSE : qui le rédige, sous quel délai.

Écrivez-nous à contact@morphaius.com en indiquant la formule envisagée et le nombre de comptes : nous vous répondons par écrit.

L'équipe Morphaius

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