Transcriptions de réunion : qui y a accès ?

En bref. Dans Meet+, chaque compte ne voit que ses propres transcriptions, sauf si leur auteur les partage avec un autre compte de la même organisation. Pour un CSE ou une collectivité, il faut donc décider avant la séance quel compte crée la transcription et avec quels comptes elle est ensuite partagée.

Pourquoi l'accès à la transcription compte

La transcription d'une séance reprend les prises de parole une à une, repérées par intervenant. Elle sert de matière au procès-verbal, mais elle n'est pas le procès-verbal : c'est un document de travail, et celui qui le lit voit chaque prise de parole.

Le cadre de l'enregistrement lui-même (information des participants, base légale, conservation) est traité dans notre article sur l'enregistrement et la transcription d'une réunion au regard du RGPD. Ici, la question est plus pratique : une fois la transcription créée, qui la lit ?

Qui voit la transcription dans Meet+ ?

Deux éléments décident de ce que lit chaque personne : le compte qui crée la transcription, et la façon dont les intervenants y sont nommés.

Meet+ distingue automatiquement les voix des intervenants ; l'utilisateur saisit ensuite leurs noms.

Le compte qui crée la transcription n'est donc pas un détail technique. C'est une décision d'organisation, à prendre une fois pour toutes plutôt qu'au lendemain de chaque séance.

Organiser l'accès autour d'une séance

Trois décisions à écrire dans votre procédure interne.

1. Le compte auteur. Pour un CSE, celui du secrétaire du comité ; pour un conseil municipal ou communautaire, celui du secrétaire de séance ou du service des assemblées. Un compte nominatif, pas un compte prêté.
2. Les comptes destinataires. Listez à l'avance qui reçoit la transcription en partage et à quel moment : par exemple les seules personnes qui relisent le procès-verbal avant sa signature, pas l'ensemble des membres de l'instance.
3. La main sur le texte final. Meet+ propose, le secrétaire retient, corrige dans Word et signe.

Pour le CSE, qui décide d'enregistrer les séances : voir notre article enregistrer les séances du CSE : qui décide, qui paie. La méthode de l'audio au PV est dans transcrire une réunion de CSE.

Les autres questions à poser sur les données

Avant de choisir un outil de transcription, un acheteur public, un DPO ou un bureau de CSE peut vouloir des réponses écrites sur les données. Les voici.

• Où sont les données ? Vos données sont hébergées et traitées en France et en Europe.
• Servent-elles à autre chose ? Elles ne sont jamais revendues ni utilisées pour entraîner les modèles.
• Un robot entre-t-il dans la visio ? Meet+ ne rejoint pas vos visioconférences : aucun robot ne se connecte à la réunion. Vous importez l'enregistrement audio ou vidéo de la réunion ou sa transcription WebVTT, ou vous enregistrez l'audio depuis votre navigateur.
• Comment l'acheter ? Référencé à l'UGAP, disponible sur Chorus Pro : voir acheter un logiciel de PV via l'UGAP.

Morphaius compte déjà des CSE et des collectivités parmi ses clients. Pour une question plus précise, écrivez-nous : l'adresse figure en fin d'article.

À lire aussi : Meet+, collectivités et CSE.

Questions fréquentes

Un collègue de la même organisation voit-il mes transcriptions ?

Dans Meet+, chaque compte ne voit que ses propres transcriptions, sauf si leur auteur les partage avec un autre compte de la même organisation.

Meet+ rejoint-il nos visioconférences ?

Non. Meet+ ne rejoint pas vos visioconférences : aucun robot ne se connecte à la réunion. Vous importez l'enregistrement audio ou vidéo de la réunion ou sa transcription WebVTT, ou vous enregistrez l'audio depuis votre navigateur.

Nos transcriptions servent-elles à entraîner des modèles ?

Non. Vos données ne sont jamais revendues ni utilisées pour entraîner les modèles.

Qui finalise le procès-verbal ?

Le secrétaire. Meet+ propose, le secrétaire retient, corrige dans Word et signe.

Préparer votre prochaine séance

Écrivez-nous à contact@morphaius.com en indiquant la formule envisagée et le nombre de comptes : nous vous répondons par écrit avec une proposition HT.

L'équipe Morphaius

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